Informationen
zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer ehrenamtlichen
Tätigkeit

Datenschutz hat bei uns einen besonderen Stellenwert und
wir nehmen ihn sehr ernst. Wir setzen auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit
mit Ihnen und achten besonders auf einen verantwortungsbewussten Umgang mit
Ihren personenbezogenen Daten.

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie gemäß den Vorgaben
des Kirchengesetzes über den Datenschutz der Evangelische Kirche in Deutschland
(DSG-EKD) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns sowie
über die Ihnen zustehenden Rechte.

Wer ist für Ihre personenbezogenen Daten
verantwortlich?

Der Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer
personenbezogenen Daten ist:

Evangelische Kirchengemeinde
Oberbiel-Niederbiel

Buchenweg 15

35606 Solms

Oberbiel-Niederbiel@ekir.de

Für Fragen zum Datenschutz steht Ihnen darüber hinaus unser
örtlich Beauftragter für den Datenschutz zur Verfügung:

Johannes Moenter

Curacon GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Am Mittelhafen 14

48155 Münster

Johannes.Moenter@curacon.de

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten im Sinne des DSG-EKD sind alle
Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare
natürliche Person beziehen. Darunter fallen z. B. Daten wie Namensangaben,
Kontaktdaten oder Geburtsdaten.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von
Ihnen?

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten
gehören:

•       Persönliche Daten: Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten
(Adresse, E-Mail, Telefon, Threema-ID), Familienstand

•       Mitarbeiter-Informationen (z.B. Aufgaben, Verantwortungen),
Berechtigungen (z.B. Zugangsrechte), Nachweise (z.B. Ersthelferschulung,
Datenschutzschulung…)

•       Bei Angestellten Urlaubsplanung, Arbeitszeiten, Fehlzeiten

•       Kontoinformation (Z.B. für Rückerstattung vorgelegter
Ausgaben).

•       Einwilligung (z.B. zu Videoaufnahmen im Gottesdienst)

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage
werden Ihre Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre Daten im Einklang mit den Bestimmungen
der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) sowie den Vorschriften des
Kirchengesetzes über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland
(DSG-EKD). Im Folgenden informieren wir Sie, auf welcher Rechtsgrundlage wir
Ihre Daten verarbeiten.

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken auf
Grundlage des DSG-EKD (insbesondere § 6: Rechtmäßigkeit der Verarbeitung;
§ 11: Einwilligung):

1)
Organisation des Ehrenamts

Einsatzplanung, interne Kommunikation, Verwaltung von
Nachweisen/Berechtigungen, Zugang zu kirchlich bereitgestellten Arbeitsmitteln
(z. B. E–Mail).

Rechtsgrundlage: Erforderlichkeit zur
Aufgabenerfüllung/Zweckerfüllung gemäß § 6 DSG-EKD (insbesondere
§ 6 Abs. 1 und Abs. 3).

2)
Erstattung vorgelegter Ausgaben

Verarbeitung von Kontodaten und Belegen zur
Kostenerstattung.

Rechtsgrundlage:
Erforderlichkeit zur Erfüllung rechtlicher/vertraglicher Pflichten gemäß
§ 6 DSG-EKD; gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften werden beachtet. 3)
Kommunikation

•
Dienstlich bereitgestellte Kommunikationsmittel (z. B. kirchliche
E–Mail/Telefon): Nutzung
zur Aufgabenerfüllung (§ 6 DSG-EKD).

•
Freiwillig bereitgestellte private Kontaktdaten (z. B.
Mobilnummer, private ThreemaID): Nutzung auf
Basis Ihrer Einwilligung (§ 11 DSG-EKD), insbesondere als Ansprechpartner
für bestimmte Angebote (z. B. Trauerkaffee, Gemeindehauseinladungen).

4)
Veröffentlichungen und Öffentlichkeitsarbeit

Gemeindebrief (Print/Online), Website, Social–Media–Kanäle, Video–/Audioaufnahmen
aus Gottesdiensten/Veranstaltungen.

Rechtsgrundlage: regelmäßig Ihre Einwilligung (§ 11
DSG-EKD). Ihre Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für
die Zukunft widerrufen werden.

5)
Unfall–/Versicherungsfälle

Erforderliche Meldungen und Datenübermittlungen an
zuständige Stellen (z. B. Berufsgenossenschaft/Unfallkasse) im Falle
meldepflichtiger Ereignisse.

Rechtsgrundlage: Erfüllung rechtlicher Pflichten gemäß
§ 6 DSG-EKD.

Hinweis:
Ohne bestimmte Pflichtangaben ist die Durchführung Ihres Ehrenamts in
organisatorischer Hinsicht nicht möglich. Freiwillige Angaben (insbesondere für
Veröffentlichungen/ Öffentlichkeitsarbeit) sind nicht erforderlich und können
jederzeit widerrufen werden.

Sollten wir Ihre Daten für andere als die oben
beschriebenen Zwecke verwenden, so werden wir Sie vorab darüber informieren.

Wer erhält Ihre Daten?

Innerhalb unserer Einrichtung erhalten nur die Personen und
Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Aufgabenerfüllung oder zur
Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten benötigen. Dazu gehören Presbyterium / Bevollmächtigtenausschuss, Angestellte und
ehrenamtliche Mitarbeiter der Gemeinde, beauftragte Amtsträger und
Mitarbeitende (z. B. das Verwaltungsamt in Wetzlar).

Darüber hinaus setzen wir verschiedene
Dienstleister (Auftragsverarbeiter nach § 30 DSGEKD) ein, die wir vertraglich
nach den Vorgaben des DSG-EKD verpflichten und deren Einhaltung wir überwachen.
Auftragsverarbeiter dürfen personenbezogene Daten nur nach unserer Weisung und
zweckgebunden verarbeiten.

Eingesetzte Auftragsverarbeiter
sind:

 Anbieter des CKalenders
medialines.de

Inhaber Reinhard Hanselmann

Brumersweg 33 88233 Neu-Ulm www.medialines.de

Externe Empfänger in besonderen Fällen: z. B.
zuständige Stellen bei Unfall–/Versicherungsfällen.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur mit Ihrer
Einwilligung oder wenn eine gesetzliche Grundlage besteht.

Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten
gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert,
bis sie nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, gebraucht
werden. Das ist dann der Fall, wenn Sie Ihre
Einwilligung zurückziehen oder aus dem Ehrenamt ausscheiden. Dann löschen wir
ihre Daten nach folgendem Schema:

•       Kommunikations–/Einsatzdaten: in der Regel bis
zu 6 Monate nach Ausscheiden aus dem Ehrenamt.

•       Finanzunterlagen/Kostenerstattungen: gemäß den jeweils
geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

•       Veröffentlichungen auf Basis Ihrer Einwilligung
(Bilder/Video/Texte/Ansprechpartnerangaben): bis zum Widerruf oder im Rahmen
eines regelmäßigen Prüfzyklus (z. B. jährliche Überprüfung, Entfernung
nicht mehr zweckdienlicher Inhalte).

•       Archiv zur Gemeindegeschichte (z. B. Bilder von
Presbyterien, besondere Veranstaltungen, interne Gemeindebriefe): dauerhafte
interne Archivierung mit eingeschränktem Zugriff und regelmäßiger Überprüfung
des Bestands.

Gibt es automatisierte Entscheidungen/Profiling?

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung
einschließlich Profiling statt.

Welche Rechte haben Sie?

Als von der Datenverarbeitung betroffenen Person stehen
Ihnen sog. Betroffenenrechte zu, d.h. Rechte, die Sie als im Einzelfall
betroffene Person ausüben können. Diese Rechte ergeben sich aus dem DSG-EKD.

Recht auf Auskunft, § 19 DSG-EKD

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die Sie
betreffenden bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Berichtigung § 20 DSG-EKD

Wenn Sie feststellen, dass unrichtige Daten zu Ihrer Person
verarbeitet werden, können Sie Berichtigung verlangen. Unvollständige Daten
müssen unter Berücksichtigung des Zwecks der Verarbeitung vervollständigt
werden.

Recht auf Löschung, § 21 DSG-EKD

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen,
wenn bestimmte Löschgründe vorliegen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn
diese zu dem Zweck, zu dem sie ursprünglich erhoben oder verarbeitet wurden,
nicht mehr erforderlich sind.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, § 22
DSG-EKD

Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer
Daten. Dies bedeutet, dass Ihre Daten zwar nicht gelöscht, aber gekennzeichnet
werden, um ihre weitere Verarbeitung oder Nutzung einzuschränken.

Recht auf Datenübertragbarkeit, § 24 DSG-EKD

Sie haben das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen
Daten, die sie einem unserer Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem
strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, sowie das
Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den
Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu
übermitteln.

Recht auf Widerspruch gegen unzumutbare
Datenverarbeitung, § 25 DSG-EKD

Sie haben grundsätzlich ein allgemeines Widerspruchsrecht
auch gegen rechtmäßige Datenverarbeitungen, die im öffentlichen Interesse
liegen, in Ausübung öffentlicher Gewalt oder aufgrund des berechtigten
Interesses einer Stelle erfolgen. Ihr Widerruf gilt allerdings erst ab dem
Zeitpunkt, zu dem Sie diesen aussprechen. Er hat keine Rückwirkung. Die
Verarbeitung Ihrer Daten bis zu diesem Zeitpunkt bleibt rechtmäßig.

Recht auf Widerruf Ihrer erteilten
Einwilligungen

Wenn die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung
beruht, die Sie uns gegenüber erklärt haben, dann steht Ihnen das Recht zu,
diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Erklärung können Sie
schriftlich / per Mail an uns richten (Kontaktdaten siehe oben). Einer
Angabe von Gründen bedarf es dafür nicht. Ihr Widerruf gilt allerdings erst ab
dem Zeitpunkt, zu dem Sie diesen aussprechen. Er hat keine Rückwirkung. Die
Verarbeitung Ihrer Daten bis zu diesem Zeitpunkt bleibt rechtmäßig.

Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von
Daten für Zwecke der Direktwerbung

Wir können Ihre Daten im Rahmen der gesetzlichen
Bestimmungen auch für Direktwerbung nutzen. Sie haben das Recht, jederzeit
gegen diese Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke von
Direktwerbung zu widersprechen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit
solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung
für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht
mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen.

Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde wegen
Datenschutzverstößen

Unabhängig davon, dass es Ihnen auch freisteht,
gerichtliche Hilfe in Anspruch zu nehmen, haben Sie das Recht auf Beschwerde
bei der Datenschutzaufsicht gem. § 46 DSG-EKD, wenn Sie der Ansicht sind, dass
die Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtlich nicht zulässig ist. Dies
ergibt sich aus § 46 DSG-EKD. Die Beschwerde bei der Datenschutzaufsicht kann
formlos erfolgen.

Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Außenstelle Dortmund für die Datenschutzregion Mitte-West

Friedhof 4

44135 Dortmund

Tel.: +49 231 533827-0

Fax.: +49 231 533827-20

Mail: mitte-west@datenschutz.ekd.de

Aktualität
dieser Hinweise: Wir überprüfen diese Informationen regelmäßig und passen sie
bei Bedarf an. Über wesentliche Änderungen informieren wir gesondert.