Allgemeine Informationen zu den Informationspflichten

Die Informationspflichten im DSG-EKD bestimmen sich nach den §§ 16 – 18 DSG-EKD. Es gehört zu den Rechten der betroffenen Person, dass sie über die Datenverarbeitung ihrer personenbezogenen Daten präzise, leicht verständlich, transparent und in leicht zugänglicher Form informiert werden kann. Die Informationen können sich auch an Minderjährige richten. Dabei ist dann insbesondere auf eine angemessene Art der Informationskundgabe zu achten.

Es ist zu unterscheiden zwischen Informationspflichten bei unmittelbarer Datenerhebung (§ 17 DSG-EKD), also der Datenerhebung direkt bei der betroffenen Person, sowie den Informationspflichten bei mittelbarer Datenerhebung (§ 18 DSG-EKD), also eine Datenerhebung, die nicht direkt bei der betroffenen Person stattfindet.

1.   Wer ist zu informieren?

Zu informieren sind Personen, bei denen personenbezogene Daten erhoben werden sowie Personen, zu denen personenbezogene Daten bei Dritten erhoben wurden.

2.   Wann sind die betroffenen Personen zu informieren?

Die Information hat grundsätzlich zum Zeitpunkt der Erhebung zu erfolgen (§ 17 Abs. 1 DSG-EKD).

Es ist darauf zu achten, dass die Informationen zum Zeitpunkt der Erhebung in geeigneter und angemessener Weise der betroffenen Person eröffnet werden. Sie müssen also in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form gestaltet sein (§ 16 Abs. 1 DSG-EKD).

3.   Informationspflicht bei unmittelbarer Datenerhebung (§ 17 DSG-EKD)

Mitzuteilende Informationen:

Werden die Daten direkt bei dem Betroffenen erhoben und verlangt dieser Auskunft darüber, so sind ihm folgende Punkte mitzuteilen:

1. Der Name und die Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle
2. Die Kontaktdaten des/der örtlich Beauftragten
3. Die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen
4. Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung
5. : Empfänger/Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Darüber hinaus sind dem Betroffenen auf Verlangen zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten weitere Informationen zur Verfügung zu stellen:

1. Wenn möglich die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden; ist das nicht möglich, die Kriterien für die Festlegung der Dauer
2. Das Bestehen der Betroffenenrechte:
   1. Recht auf Auskunft gem. § 19 DSG-EKD
   2. Recht auf Berichtigung gem. § 20 DSG-EKD
   3. Recht auf Löschung gem. § 21 DSG-EKD
   4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gem. § 22 DSG-EKD
   5. Recht auf Datenübertragbarkeit gem. § 24 DSG-EKD
   6. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. § 25 DSG-EKD
   7. Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde gem. § 46 DSG-EKD

Darüber hinaus ist darzustellen, ob die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben ist oder für einen Vertragsabschluss erforderlich ist. In dem Zusammenhang ist auch zu nennen, welche Folgen eine Nichtbereitstellung hätte.

Ausnahmen

Die Pflicht zur Information besteht nicht, wenn und soweit die betroffene Person bereits über die Information verfügt oder die Informationspflicht einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde.

Zweckänderung

Sollten die erhobenen Daten für einen anderen Zweck verarbeitet werden als für den, für den die Daten ursprünglich erhoben wurden, sind der betroffenen Person vor der Weiterverarbeitung Informationen über diesen anderen Zweck sowie die oben genannten maßgeblichen Informationen zur Verfügung zu stellen.

4.   Informationspflicht bei mittelbarer Datenerhebung (§ 18 DSG-EKD)

Mitzuteilende Informationen

Werden Daten nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben, stellt die verantwortliche Stelle der betroffenen Person zusätzlich neben den in § 17 DSG-EKD geforderten Angaben folgende Informationen zur Verfügung:

1. Die zu der Person gespeicherten Daten
2. Herkunft der Daten
3. Empfangende Stellen

Ausnahmen

Die Pflicht zur Information besteht dann nicht, wenn die erhobenen Daten oder die Tatsache der Speicherung der Daten auf Grund einer speziellen Rechtsvorschrift oder wegen überwiegender Interessen Dritter geheim gehalten werden müssen und das Interesse der betroffenen Person an der Auskunftserteilung zurücktreten muss. Außerdem ist eine Information auch dann nicht zu geben, wenn durch die Auskunft die Wahrnehmung des Auftrags der Kirche gefährdet wird. Zusätzlich gelten die Ausnahmen des § 17 DSG-EKD.

5.   Form der Informationspflicht

Die Informationen sind dem Betroffenen in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form zu übermitteln. Informationen für die Mitarbeitenden können bspw. im Intranet einsehbar sein. Informationen für Bewerber können über die Homepage der Einrichtung abrufbar sein oder dem Bewerber nach Eingang der Bewerbung zugesandt werden.

Die Informationen sind schriftlich oder in einer anderen Form (elektronisch) zur Verfügung zu stellen. Die betroffene Person hat die Informationen zur Kenntnis zu nehmen. Ob eine Kenntnisnahme erfolgt ist oder nicht ist von der verantwortlichen Stelle nicht zu prüfen, sondern liegt allein im Verantwortungsbereich der betroffenen Person. Somit hat eine Unterzeichnung der Informationspflichten durch die betroffene Person nicht zu erfolgen.

6.   Unentgeltlichkeit

Die Informationen sind den betroffenen Personen unentgeltlich zur Verfügung zu stellen.

Ausnahmen bestehen jedoch bei Anträgen, die offenkundig unbegründet sind oder bei exzessiven Anträgen, insbesondere im Fall von häufiger Wiederholung. In diesen Fällen kann ein angemessenes Entgelt verlangt oder die Auskunft verweigert werden.

7.   Wann besteht keine Informationspflicht?

Wenn die betroffene Person schon über die Informationen verfügt oder die Informationspflicht einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde.

Des Weiteren kann die verantwortliche Stelle die Information verweigern, wenn eine offenkundige Unbegründetheit vorliegt oder bei exzessiven Anträgen einer betroffenen Person. Letzteres gilt insbesondere dann, wenn bereits häufige Wiederholungen von Anträgen vorliegen.